Para qué sirve un administrador de fincas en una comunidad de vecinos

Un administrador de fincas no es una figura obligatoria dentro de una comunidad de vecinos, aunque sí que resulta recomendable que una persona ajena a la finca se encargue de la administración y la contabilidad, además de mediar entre los posibles conflictos entre los vecinos.

En primer lugar, podríamos definir un administrador de fincas como aquella persona encargada de la gestión de la comunidad en todos los asuntos relativos a la financiación y asesoramiento, y a la conservación del inmueble según los estatutos de la comunidad de propietarios.

Cuántas veces hemos oído eso de con lo que le pagamos no se que hace, referido a un administrador. Pues bien, ésta es la primera misión de todo gerente de fincas, establecer con su cliente (en este caso la comunidad de propietarios) de cuáles son las funciones que tiene que realizar siguiendo las normas de la comunidad de vecinos.

• El primer conjunto de obligaciones de un administrador de fincas suele ser la más conocida por todos, las encomiendas fiscales y tributarias en lo relativo a los gastos de la comunidad.

Obviamente aquí hablamos de la elaboración del presupuesto de la comunidad, las cuentas de ingresos y gastos. En este sentido el administrador se encargará no solo de llevar al día las cuentas, sino también de que se realice la domiciliación de las cuotas de propietarios, así como la gestión de los pagos a proveedores o servicios contratados por la comunidad.

Además, entre las funciones de un administrador de fincas están las de custodiar los fondos de la comunidad, de tal manera que verificará los movimientos en la cuenta y si alguno de los propietarios, como suele ser el presidente, tiene firma bancaria para gestionar esos fondos.

• También hablamos de labores de asesoría, aquellas dirigidas a dar consejo legal a los propietarios sobre la Ley de Propiedad Horizontal, así como la ejecución de los acuerdos adoptados en las juntas ordinarias y extraordinarias, y la elaboración de los contratos como los seguros de la comunidad.

Este punto está muy relacionado con labores de gestión de la comunidad, por ejemplo a la hora de contratar suministros como el mantenimiento del ascensor.

• En cuanto a servicios de administración y gestión destacamos la asistencia a las juntas, la toma de acta de la comunidad de propietarios y custodia de éstas como secretario, así como la redacción de las convocatorias y demás circulares, cartas o solicitudes.

En este sentido también se encargarán del tratamiento y la custodia de datos personales de los vecinos y la comunidad, así como de la firma de certificados que acrediten las deudas de la comunidad de propietarios o de cara a la valoración del inmueble para la firma de seguros de comunidades.

Por último, un administrador tiene que hacer frente a situaciones de crisis como el seguimiento y control de siniestros y reparaciones, incluso interponer una denuncia ante la policía si se produce algún robo u otro tipo de acto vandálico en la comunidad.

Las labores de un gestor son, por tanto, imprescindibles a la hora de un buen mantenimiento de la comunidad, y fundamentales cuando se trata de lidiar con conflictos y mediar entre los propietarios.